تورهای نمایشگاهی از بین سفرهای مختلفی که در حوزه گردشگری تجاری یا MICE قرار می گیرند، از شناخته شده‌ترین و متعددترین رویدادهایی هستند که برای صنایع مختلف به صورت سالیانه و در نقاط مختلف جهان برگزار می شوند. نمایشگاههای تجاری بین‌المللی بسته به نوع صنعت، سطح فعالیت و کشش بازار در کشورهای مختلف جهان برگزار می شوند. برخی از این نمایشگاهها به صورت سالیانه و در زمان و مکان مشخصی برگزار می‌شوند، در حالی که برخی دیگر تنها یک بار به صورت خاص و با اهداف مختلف برگزار می شوند.
اگر شغل شما طوری باشد که به صورت مداوم و مستمر به سفرهای تجاری و کاری بروید احتمالا اصطلاح سفرهای MICE به گوشتان خورده و با معنای آن آشنا هستید. مایس سرنام انگلیسی کلمات جلسات (meetings)، سفرهای پاداشی (incentives)، گردهمایی (conventions) و نمایشگاهها (Exhibitions) است که یکی از شاخه‌های مهم گردشگری است و با سرعت زیادی در حال رشد است.
محور اصلی سفرهای نمایشگاهی به زندگی کاری و یا تحصیلی بازدیدکننده هاست. به این ترتیب که افراد با تخصص‌های مشابه و یا مرتبط در تاریخی خاص در مکانی خاص گرد هم می آیند و می‌توانند با بروزترین دستاوردهای صنایع خود و صنایع مرتبط آشنا شوند. اغلب افراد در نمایشگاه ها به دنبال آشنایی با آخرین پیشرفت های حرفه خود، افراد و پروژه‌های متخصص و موفق، یافتن فرصت‌های همکاری با آن ها و یا حفظ و توسعه بازار خود هستند. در واقع این سفرها با هدفی غیر از صرفا تفریح، گشت و گذار و سرگرمی انجام می‌شود، هرچند که تفریح و گشت و گذار هم می‌تواند چاشنی برنامه شود.
به دلیل اینکه سفر و مسافرت بخش جدایی ناپذیر این نمایشگاه ها محسوب می شوند در ادامه نکات کاربردی که لازم است قبل از خرید یک تور نمایشگاهی بدانید را تشریح خواهیم کرد.
برای حضور در هر نمایشگاه می‌توانید به دو صورت شرکت‌کننده (غرفه دار) و بازدیدکننده در نمایشگاه شرکت کنید. اگر قصد معرفی خدمات، محصولات و یا حفظ بازار خود را در یک نمایشگاه دارید باید به عنوان شرکت کننده و غرفه دار در نمایشگاه حضور داشته باشید. به این منظور ابتدا باید با نماینده کادر اجرایی نمایشگاه مربوطه در ایران یا خارج تماس بگیرید و غرفه مورد نظر خود را در آن تاریخ هماهنگ و خریداری کنید.
اما برای حضور و بازدید از هر نمایشگاه بین المللی مانند هر سفر خارجی دیگری نیازمند ویزا، بلیط هواپیما، هتل، ترانسفر، راهنما، غذا و…هستید. سفر به مقصدهای دور هر چند هم که با هدف کار یا تحصیل باشد با گنجاندن گشت و تفریح در برنامه می تواند خستگی کاری را از ذهن دور کند و تجربه به یاد ماندنی تری شود.
مثل اغلب سفرهای خارجی و یا حتی داخلی، سفرهای گروهی که توسط گروه کارشناسان و مشاوران متخصص طراحی و اجرا می شوند مسافرها را در کمتر شدن هزینه، نداشتن دغدغه برای خرید خدمات سفر و به طور کلی کارآمدتر شدن سفرشان کمک می کنند. برای پوشش این خدمات و سرویس ها آژانس‌های مسافرتی متعددی هستند که بسته به تقاضای حضور در نمایشگاههای مختلف تورهای مختلفی را با ظرفیت‌های مختلف برای علاقمندان طراحی و اجرا می‌کنند. با توجه به نوع نمایشگاه و صنعتی که موضوع اصلی نمایشگاه است تورهای نمایشگاهی می توانند صرفا برای قشر یا صنف خاصی مثلا جامعه پزشکان، دانشجویان و … برگزار شوند. این تورها مانند اغلب تورهای خارجی شامل ویزا، بیمه، پرواز، ترانسفر، هتل، راهنمای گردشگری و گشت شهری هستند. آژانس‌های مسافرتی می توانند بسته به مبلغ تور، هزینه ورودی نمایشگاه را در مبلغ تور بگنجانند و این بخش را نیز به خدماتشان اضافه کنند.
اما این خدمات رسانی تنها به این بخش محدود نمی شود و بازدیدکنندگانی که تمایلی به خرید تور ندارند و ترجیح میدهند به صورت انفرادی به محل برگزاری نمایشگاه سفر کنند می توانند هر کدام از این خدمات سفر را به صورت جداگانه از آژانس های مسافرتی دریافت کنند.
علاوه بر این در صورتی که به دنبال یافتن ارتباطات و شرکای تجاری معتبر در نقاط مختلف جهان و توسعه روابط بین المللی خود هستید برخی از آژانس‌های مسافرتی این امکان را دارند که برای غرفه داران و بازدید کنندگان در یافتن بهترین و مناسب ترین شرکا مشاوره بدهند و برای آن ها قرارهای ملاقات با سایر شرکت ها را در جریان نمایشگاه تنظیم کنند. در صورت نیاز این آژانس ها حتی می توانند جلسات کاری، سمینارها و یا ضیافت های جداگانه ای را در خارج از فضای نمایشگاهی برای شما و شرکای تجاری احتمالی تان نیز ترتیب دهند.
برای شرکت در نمایشگاه و یا یک رویداد مهم بین المللی حتما این نکته را به خاطر داشته باشید که در تاریخ برگزاری یک رویداد در یک مقصد خرید خدمات گردشگری همچون پرواز و هتل به صورت تکی کار ساده ای نیست. چرا که اکثر این خدمات از قبل خریداری و یا توسط آژانس های برگزارکننده تورهای نمایشگاهی چارتر شده اند. پس به یک آژانس معتبر برای خرید تور اعتماد کنید و یا خیلی قبل تر برنامه شرکت در نمایشگاه را تنظیم و خدمات مورد نظر خود را رزرو کنید.